인사팀 필수! 채용 이메일 자동화 템플릿 만들기
채용 시즌마다 반복되는 수많은 이메일 — 인터뷰 안내, 결과 통보, 사전 확인 요청 등. ChatGPT를 활용하면 채용 이메일을 자동화하여 실수를 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다. 지금 바로 활용 가능한 실전용 템플릿 프롬프트까지 함께 소개합니다.
1. 왜 채용 이메일 자동화가 필요할까?
- 일관된 커뮤니케이션: 인사팀 브랜드 톤 유지
- 시간 절약: 수십 건의 메일도 빠르게 처리
- 피로도 감소: 감정 노동 최소화
2. ChatGPT 프롬프트 예시: 합격 통보 이메일
"마케팅 직무 면접 합격자에게 보낼 이메일을 작성해줘.
- 톤: 공식적이지만 따뜻한 느낌
- 포함 내용: 합격 축하, 근무 시작일 안내, 추가 서류 요청"
안녕하세요, [지원자명]님. (주)OO의 마케팅 직무에 지원해주셔서 감사합니다. 인터뷰 결과, 함께하게 되어 기쁘다는 소식을 전해드립니다. 근무 시작일은 4월 1일이며, 첨부된 서류를 3월 28일까지 회신 부탁드립니다. 다시 한번 축하드립니다.
3. 불합격 통보 템플릿 프롬프트
"지원자에게 불합격 메일을 정중하고 진심 어린 어조로 작성해줘."
4. 인터뷰 일정 안내 프롬프트
"줌 화상면접 일정을 안내하는 메일을 작성해줘.
- 인터뷰 일시: 3월 27일(수) 오후 2시
- 인터뷰어: 인사팀 이대리
- 포함 내용: 접속 링크, 복장 안내"
5. Onboarding 안내 메일 프롬프트
"신규 입사자에게 온보딩 첫날 일정과 준비물을 안내하는 메일을 작성해줘."
6. 자동화 활용 방법
- 채용 관리 스프레드시트에 정보 입력
- ChatGPT API 또는 Make/Zapier로 이메일 초안 자동 생성
- Gmail API로 자동 발송 or 검토 후 전송
7. 활용 팁
- 지원자 이름, 직무명, 일정 등 변수는 {{변수}}로 처리
- 반복 메일은 템플릿화해서 보관
- 1차 작성은 ChatGPT, 검토는 사람이 진행
결론
인사 담당자는 한 해 수백 통의 메일을 씁니다. 이제는 반복적인 채용 이메일 업무는 ChatGPT에게 맡기고, 더 중요한 의사결정과 사람 중심의 소통에 집중하세요. 효율적인 채용 운영의 시작은 자동화입니다.